Zapytanie ofertowe

ZAPYTANIE OFERTOWE 2/2024

Powiatowe Centrum Obsługi w Brodnicy zaprasza do składania ofert na: dostawę środków czystości do Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy, Szkół oraz Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej, dla których organem prowadzącym jest Powiat Brodnicki, w trybie zapytania ofertowego (postępowanie o wartości zamówienia poniżej 130 000 złotych), zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1) ustawy  z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z poz.zm.)

 OPIS ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

1. Nazwa i adres zamawiającego.

Powiat Brodnicki

Powiatowe Centrum Obsługi w Brodnicy ul. 18 Stycznia 2, 87-300 Brodnica

1. Opis przedmiotu zamówienia
   1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa środków czystości do Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy, Szkół oraz Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej, dla których organem prowadzącym jest Powiat Brodnicki,
   2. Jednostki objęte przedmiotem zamówienia:

1) I Liceum Ogólnokształcące w Brodnicy, ul. Lidzbarska 14, 87-300 Brodnica,

2) Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Brodnicy, ul. Mazurska 28, 87-300 Brodnica,

3) Zespół Szkół Specjalnych w Brodnicy, ul. Kochanowskiego 2, 87300 Brodnica,

• Zespół Szkół w Jabłonowie Pomorskim, ul. Nowy Rynek 5, 87-330 Jabłonowo Pomorskie,
• Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Brodnicy, ul. Kochanowskiego 2, 87-300 Brodnica.
• Powiatowe Centrum Obsługi w Brodnicy ul. 18 Stycznia 2, 87300 Brodnica.

3. Artykuły muszą być wolne od wad technicznych, dobrej jakości,
4. Dostarczenie przedmiotu umowy następować będzie sukcesywnie od dnia 15 marca 2024 r. do dnia 31 grudnia 2024 r., zgodnie z zamówieniami zamawiających jednostek składanymi faksem, telefonicznie lub drogą elektroniczną.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2.
6. Wykonawca zapewnia transport i rozładunek dostarczonego towaru. Dostawa i rozładunek przedmiotu zamówienia odbywa się na koszt i ryzyko wykonawcy.
7. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zobowiązania umowy z należytą starannością.
8. Realizacja zamówienia następować będzie według faktycznych potrzeb zamawiającego, na podstawie zamówień częściowych.

Termin wykonania zamówienia:  15.03.2024 r.- 31.12.2024 r.

Dokumenty jakie mają dostarczyć wykonawcy.

1. Oferta, którą należy przygotować na formularzu stanowiącym załącznik nr. 1.
2. Wypełniony formularz cenowy na artykuły, o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym załącznik 2.

Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami.

Do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami upoważniony jest Pan Paweł Kubicz – Dyrektor PCO (tel. 56 6498242 w. 30).

Informacji dotyczących zamówienia udziela się w godzinach urzędowania od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 – 14:00.

Termin związania ofertą

1. Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni.
2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Opis sposobu przygotowania oferty.

Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

Oferta musi być złożona w formie pisemnej, zgodnie z wymaganiami opisanymi w zapytaniu ofertowym.

Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie  lub pismem odręcznym.

Formularz ofertowy oraz dokumenty sporządzane przez Wykonawcę powinny być opieczętowane i podpisane przez osoby upoważnione składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

 Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

Wykonawca powinien umieścić ofertę wraz z wymaganymi dokumentami w nieprzejrzystym, zamkniętym opakowaniu zaadresowanym na adres Zamawiającego i zawierającym oznaczeniem: Oferta na dostawę środków czystości do Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy, Szkół oraz Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Brodnicy, oraz adres Wykonawcy.

Miejsce i termin składania i otwarcia ofert

Ofertę należy przesłać na adres Powiatowe Centrum Obsługi w Brodnicy ul. 18 stycznia 2, 87-300 Brodnica lub mail dyrektor@pcobrodnica.pl do dnia 11.03.2024 r. do godz. 14:00.

Oferta złożona lub przesłana po terminie zostanie zwrócona Wykonawcy.

Opis sposobu obliczenia ceny.

Cena oferty winna obejmować całkowity koszt wykonania zamówienia z uwzględnieniem należnego podatku VAT.

Cenę oferty Wykonawca zobowiązany jest obliczyć w oparciu o wszystkie pozycje oraz ilości podane w załączniku nr 2. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia, ewentualne upusty, dowiezienie dostawy do siedziby Zamawiającego.

Opis kryteriów  którymi zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty.

W pierwszej kolejności ocenie będzie podlegało spełnienie warunków formalnych określonych w zapytaniu.

Spośród oferentów, którzy spełnili postawione warunki, Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, kierując się jedynym kryterium, jakim jest cena. 

Informacja o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

 O wyborze najkorzystniejszej oferty zostaną zawiadomieni wykonawcy, którzy złożyli oferty w postępowaniu.

Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę  w terminie i miejscu wyznaczonym przez zamawiającego.

Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana uchylać się będzie od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

• KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

-  administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiatowe Centrum Obsługi  w Brodnicy, ul. 18 Stycznia 2, 87-300 Brodnica, kontakt mailowy: sekretariat@pcobrodnica.pl lub telefoniczny: (56) 649 82 42.

- w sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Kontakt pisemny za pomocą poczty tradycyjnej na adres IOD Powiatowe Centrum Obsługi w Brodnicy, ul. 18 Stycznia 2, 87-300 Brodnica, pocztą elektroniczną na adres e-mail: iod@pcopcobrodnica.pl

-  Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO           w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę środków czystości do Powiatowego Centrum Obsługi                     w Brodnicy, Szkół oraz Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej, dla których organem prowadzącym jest Powiat Brodnicki oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania  procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na PCO w Brodnicy, jako jednostce sektora finansów publicznych;

-  odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”;

-  Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

-  obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

-  w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane              w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

-  posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

-   nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

2. Jednocześnie Zamawiający - Powiatowe Centrum Obsługi w Brodnicy przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
3. W przypadku zawarcia umowy, dane osobowe osób fizycznych, w szczególności osób reprezentujących oraz wskazanych do kontaktu, związanych z wykonaniem umowy, pozyskane bezpośrednio lub pośrednio, będą przetwarzane przez Strony umowy w celu i okresie jej realizacji, a także w celach związanych z rozliczaniem umowy, celach archiwalnych oraz ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń w okresie przewidzianym przepisami prawa, na podstawie i  w związku z realizacją obowiązków nałożonych na administratora danych przez te przepisy. Dane te nie będą przedmiotem sprzedaży i udostępniania podmiotom zewnętrznym, za wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa, nie będą również przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych. Mogą one zostać przekazane podmiotom współpracującym  z PCO w Brodnicy w oparciu o umowy powierzenia  zawarte zgodnie z art. 28 RODO, m.in. w związku ze wsparciem w  zakresie IT, czy obsługą korespondencji.   W pozostałym zakresie zasady i sposób postępowania z danymi został opisany powyżej.

______________________

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Załącznikami do zapytania są:

• Formularz ofertowy.
• Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

Dyrektor Powiatowego Centrum

Obsługi w Brodnicy

Paweł Kubicz

Załącznik nr 1                do zapytania nr 2/2024

(pieczęć Wykonawcy)                                 FORMULARZ OFERTOWY

Powiat Brodnicki

Powiatowe Centrum Obsługi w Brodnicy

1. 18 stycznia 2

87-300 Brodnica

DANE WYKONAWCY

Nazwa …………………………………………………………………………….

Adres ……………………………………………………………………………...

NIP ………………………………………………….

REGON ……………………………………………..

e-mail  ……………………………………………….

Nr telefonu …………………………… oraz nr fax……….…………………….

Odpowiadając na ogłoszenie o zamówieniu, którego przedmiotem jest sukcesywna dostawa środków czystości do Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy, Szkół oraz Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej, dla których organem prowadzącym jest Powiat Brodnicki, oferujemy wykonanie zamówienia, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia:

Oferujemy realizację przedmiotu zamówienia za cenę:

Wartość zamówienia (netto) ………………………………….. zł.

Wartość zamówienia (brutto) …………………………………. zł.

Słownie …………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………..

Oświadczam, że:

Zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.

Spełniam warunki określone przez Zamawiającego.

Wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.*

* W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie)

Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącego integralną część oferty są:

1. …………………………………………………….
2. …………………………………………………….
3. …………………………………………………….

.……………………………………………

              (data i czytelny podpis wykonawcy)